E-Mail-Adressverteiler rechtskonform aufbauen

Veröffentlicht: 26. Oktober 2021 in Allgemein
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Gastbeitrag von Elke Benevento, GTC

So bauen Sie Ihren E-Mail-Verteiler rechtskonform auf
 

  • Arten der Einverständniserklärung
  • Möglichkeiten der Adressgewinnung
  • Anmeldeformulare

Adressverteiler rechtskonform aufbauen

Wegen rechtlicher Vorgaben dürfen E-Mail-Adressen ohne vorheriges Einverständnis nicht angeschrieben werden. Am besten sind daher selbst aufgebaute Verteiler mit E-Mail-Adressen. Diese Empfänger sind dann auch am meisten an Ihren News und Angeboten per E-Mailing interessiert. Hier finden Sie Tipps, wie Sie am besten beim Aufbau Ihres Verteilers vorgehen und was Sie beachten sollten.

Diese Arten von Einverständnissen gibt es

  • Single-Opt-In:
    Empfänger erteilt sein Einverständnis zum Erhalt von Werbe-E-Mailings/Newslettern, ohne eine Bestätigung dafür zu erhalten bzw. selbst noch einmal die Eintragung bestätigen zu müssen.
  • Confirmed-Opt-In:
    Empfänger erteilt sein Einverständnis zum Erhalt von Werbe-E-Mailings/Newslettern und erhält eine Bestätigungs-E-Mail, dass er erfolgreich eingetragen wurde.
  • Double-Opt-In: 
    Empfänger erteilt sein Einverständnis zum Erhalt von Werbe-E-Mailings/Newslettern und erhält einen Bestätigungslink per E-Mail. Nach der Bestätigung wird er in den Verteiler aufgenommen.
    Diese Art des Einverständnisses ist heutzutage gängig, weil der Nachweis für ein Einverständnis so im Vergleich zu den anderen Methoden die größte Rechtssicherheit bietet.

So gewinnen Sie Adressen mit Einverständnis

Bei jedem Kontakt können Sie die E-Mail-Adresse ganz einfach erfragen: z.B. bei einer Messe, durch Briefmailings, in Print-Katalogen, auf Angeboten, bei Vertragsabschluss oder bei Telefonaten.

Dokumentieren Sie dabei alles sorgfältig, denn ggf. müssen Sie nachweisen, wann und von wem Sie das Einverständnis erhalten haben.

Die einfachste Art der Gewinnung von Abonnenten ist aber die über Ihre Webseite: mit wenigen Klicks können Ihre Interessenten sich hier eintragen. Und die Abwicklung kann beispielsweise vollständig automatisch und lückenlos dokumentiert per Double-Opt-In erfolgen.

So können Sie zusätzlich auf Ihren Newsletter aufmerksam machen:

  • Nutzen Sie Teaser und Popups auf Ihrer Homepage, um Besucher direkt und prominent auf Ihren Newsletter aufmerksam zu machen. Rabatte können dabei einen attraktiven Anreiz liefern.
     
  • Gestalten Sie Ihr gedrucktes Material (Broschüren, Visitenkarten, etc.) mit einem Hinweis auf Ihren Newsletter. Machen Sie dabei auf den Mehrwert aufmerksam, den ein Abonnent erhält (z.B. exklusive Sonderangebote).
     
  • Gewinnspiele und Verlosungen sind eine Möglichkeit, nicht nur zusätzlich auf Ihre Produkte, sondern auch auf Ihren Newsletter aufmerksam zu machen. Wichtig ist dabei allerdings, dass die Teilnahme an Ihrer Aktion nicht zwingend mit dem Abonnement Ihres Newsletters gekoppelt ist. Das Einverständnis muss immer aktiv und unabhängig von der Aktion durch den Abonnenten erfolgen.
     
  • Durch Fachartikel oder Blogs können Sie Ihre Kompetenz zu Ihren Kernthemen unter Beweis stellen – und dadurch im zweiten Schritt neue Abonnenten für Ihren Newsletter gewinnen.
     
  • Stellen Sie hochwertige Inhalte in Form von Ratgebern, Checklisten oder Whitepapers zur Verfügung oder zum Download  – und weisen Sie hier auf zusätzliche aktuelle Informationen im Rahmen Ihres Newsletters hin.
     
  • In Social Media Beiträgen können Sie Ihren Lesern / Followern interessante Newsletterthemen bereits vorankündigen und so das Interesse am Abonnement wecken.
     
  • Nutzen Sie Suchmaschinen, um Ihren Newsletter zu bewerben. Sie können beispielsweise relevante Keywords für Ihren Themenbereich bei Google buchen. Die Kosten hierfür können allerdings je nach Keyword stark variieren.
     
  • Durch Anzeigen in anderen Newslettern oder auf Partner-Webseiten können Sie Interessenten auf sich aufmerksam machen und sie dann zum Eintragen in Ihren E-Mailing-Verteiler ermutigen.

Darauf achten Sie beim Anmeldeformular

Der üblichste Weg, sich für einen Newsletter anzumelden, erfolgt online über ein Anmeldeformular, welches Sie auf Ihrer Webseite integrieren. Wichtig ist, dass dort eingegebenen Daten entsprechend automatisiert bearbeitet werden: Üblicherweise erhalten die Abonnenten automatisch eine E-Mail, in der sie das Abonnement bestätigen müssen. Falls Sie dies nicht selbst integrieren können, bieten auch E-Mail-Dienstleister wie GTC entsprechende Formulare zur Einbindung auf Ihrer Webseite an.

  • Teilen Sie dem Abonnenten mit, was ihn in Ihrem Newsletter grob erwartet – sind es interessante Artikel zu bestimmten Themen der Zielgruppe oder vor allem exklusive Sonderangebote?
     
  • Wissen Sie bereits, wie oft der Newsletter versendet wird? Dann teilen Sie es dem Abonnenten mit, damit er es abschätzen kann.
     
  • Weniger ist mehr! Gestalten Sie das Bestellformular möglichst einfach. Fragen Sie nur die nötigsten Informationen ab.
  • Weisen Sie explizit auf die jederzeit mögliche Abmeldung hin.
     
  • Ein Hinweis auf den Datenschutz ist Pflicht: Wie verwenden Sie die Daten des Abonnenten? Der Abonnent sollte aktiv durch einen Klick auf ein entsprechendes Informationsfeld zustimmen.

Fazit

E-Mailings bieten viel Potenzial – ausschlaggebend für den Erfolg ist aber das Adressmaterial. Es gibt immer wieder Angebote für den Kauf oder die Miete von E-Mail-Adressen. Doch oft liegen hierfür keine Einverständnisse für den Empfang Ihrer E-Mail vor, so dass Sie rechtliche Probleme riskieren – oder es handelt sich um Adressen, die regelmäßig von vielen unterschiedlichen Unternehmen mit E-Mails überhäuft werden. Das hat oft zur Folge, dass der Rücklauf aus solchen Aktionen sehr gering ist.

Nehmen Sie sich besser die Zeit, einen eigenen E-Mail-Verteiler aufzubauen: damit sind Sie nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite; die so gesammelten Empfängeradressen sind an Ihren Informationen auch interessiert, und Ihre Aktionen haben eine höhere Resonanz.

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GTC TeleCommunication GmbH, gegründet 1987 mit Sitz in Stuttgart, ist ein internationaler Dienstleister für elektronischen Mitteilungsversand und Konferenzen im Business to Business und beschäftigt rund 30 Mitarbeiter. Namhafte Großkunden organisieren ihren kompletten Mitteilungsversand und Ihre Konferenzen über GTC.

Gerne bietet Ihnen das freundliche Service-Team von GTC eine persönliche Beratung für den Aufbau Ihrer Adressen bzw. zu allen Fragen rund um den Mitteilungsversand per E-Mail, Fax und SMS. Rufen Sie gerne an oder mailen Sie uns. Wir freuen uns auf Sie.

Kontakt:
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Web: www.gtc.de
Mail: buero@gtc.net
Fon:  07 11 – 4 90 90 – 82
Fax:  07 11 – 4 90 90 – 15

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